Surja Wahjudianto

Buat Presentasi Anda Lebih Didengar

8 Langkah Mantap Menangani Sesi Tanya-Jawab

Pernahkah Anda merasa grogi dalam menangani sesi tanya jawab dalam  presentasi Anda?

Jika ya, jangan berkecil hati. Anda tidak sendirian. Kebanyakan pembicara juga mengalami hal yang sama. Bahkan bagi sebagian orang sesi tanya jawab justru lebih menegangkan daripada presentasinya sendiri. Ini karena pembicara punya waktu berminggu-minggu untuk menyiapkan draft dan melatih presentasinya, sementara pertanyaan-pertanyaan sesi tanya jawab sama sekali spontan atau dadakan.

Namun demikian, saya membawa kabar baik. Dengan mengetahui langkah-langkah yang benar Anda bisa tampil mengesankan di sesi menegangkan ini.

Berikut 8 langkah menangani sesi tanya jawab yang bisa anda pelajari dan terapkan untuk meningkatkan kualitas presentasi Anda berikutnya.

1. Antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang akan muncul. 

Mulailah dengan memikirkan hal-hal apa saja yang audiens Anda ingin ketahui lebih jauh tentang presentasi Anda. Kumpulkan pertanyaan-pertanyaan ini sebanyak mungkin. Semaikn banyak, semakin baik. Bila perlu Anda bisa meminta anggota keluarga atau teman-teman Anda untuk menyumbang pertanyaan kepada Anda.

Jangan khawatir jika ada pertanyaan-pertanyaan yang tidak relevan atau malah terlalu absurd untuk ditanyakan. Menyortir dilakukan belakangan, yang penting kumpulkan terlebih dahulu.

Setelah terkumpul banyak, baru sortir pertanyaan-pertanyaan itu. Pilih pertanyaan-pertanyaan yang menurut Anda memang perlu dan pantas dijawab serta relevan dengan topik presentasi Anda. Selanjutnya berlatihlah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu, satu demi satu, seperti halnya saat Anda menjawab dalam situasi yang sebenarnya.

2. Jangan akhiri presentasi Anda dengan tanya jawab.

Jangan bingung ya. Maksudnya bukan kita tidak perlu mengadakan sesi tanya jawab, tetapi jangan jadikan sesi tanya jawab menjadi bagian paling akhir. Bagian penutupan presentasilah yang menjadi materi paling akhir. Jadi tahapan presentasi Anda akan terlihat seperti ini:

Pembukaan – Isi – Tanya Jawab – Penutupan

Hal ini karena audiens itu mengingat dengan sangat baik apa yang mereka dengar pertama kali dan terakhir kali, seperti kata Craig Valentine:

People remember best what they hear first and what they hear last.”

Sementara kita tahu bahwa sesi tanya jawab adalah sesi yang penuh kejutan. Sebagai pembicara Anda tidak sepenuhnya bisa mengendalikannya. Karenanya akan ada peluang jawaban atau penjelasan Anda tidak sejelas atau semeyakinkan saat Anda memaparkan isi presentasi Anda. Tentu Anda tidak ingin ini yang paling diingat oleh audiens.

Sedangkan segmen penutupan presentasi Anda adalah hal yang telah Anda siapkan dan Anda latih sebelumnya. Segmen ini sepenuhnya dalam kendali Anda, sehingga Anda bisa menyampaikannya dengan baik, lancar dan meyakinkan. Kalau ini diletakkan di bagian akhir dan ini  yang didengar audiens Anda paling akhir, maka inilah yang akan mereka ingat dengan baik.

3. Tentukan berapa banyak pertanyaan yang bisa Anda terima

Katakan: “Di sesi tanya jawab ini kita akan menerima 4 atau 5 pertanyaan dan setelah itu saya akan sampaikan penutupan presentasi ini.”

Dengan menyebutkan batas jumlah pertanyaan membuat audiens terdorong untuk bersegera mengajukan pertanyaan, bukan menunggu sampai nanti. Batasan ini juga membuat sesi ini terkesan eksklusif dan berkualitas.

Anda juga perlu mengatakan “dan setelah sesi tanya jawab saya akan sampaikan penutupan presentasi saya.” Ini untuk mencegah audiens segera berkemas-kemas tepat setelah sesi tanya jawab selesai. Karena kebanyakan audiens terbiasa dengan pembicara yang mengakhiri presentasinya dengan tanya jawab.

4. Jangan bertanya: Apa ada pertanyaan?

Tapi katakan: Apa pertanyaan yang Anda punyai?

Banyaknya pertanyaan bisa jadi ukuran menarik dan tidaknya presentasi Anda.

Jika Anda bertanya dengan ‘Apa ada pertanyaan’ jawabannya bisa ya bisa juga tidak. Ini memberi peluang audiens untuk menjawab ‘tidak’.

Tapi, pertanyaan “Apa pertanyaan Anda?” tidak bisa dijawab dengan kata ‘tidak’. Ini mengasumsikan bahwa semua hadirin memiliki pertanyaan. Dengan bertanya seperti ini peluang audiens untuk bertanya lebih besar.

5. Ulangi pertanyaan audiens

Misalnya katakan seperti ini: “Jadi Pak Joko bertanya bagaimana cara yang efektif untuk menghilangkan bunyi ‘eeh’ saat kita berpresentasi. Betul demikian ya, Pak Joko?”

Ini memberikan beberapa keuntungan, yaitu:

a. Memastikan Anda menangkap maksud pertanyaan dengan tepat.

b. Membuat orang yang bertanya merasa lebih dihargai dan dimengerti.

c. Membantu audiens yang lain mendengar dan mengerti apa yang ditanyakan.

d. Memberi Anda waktu untuk memikirkan dan menyusun jawaban Anda.

6. Beri kerangka bagi jawaban Anda

Ini terutama untuk pertanyaan atau permasalahan yang membutuhkan beberapa langkah penyelesaian.

Katakan: “Ada 3 langkah untuk mengatasi permasalahan yang Bapak hadapi. Pertama…, kedua…, ketiga…” Dengan begini jawaban Anda tidak melantur dan berputar-putar, tetapi terstruktur dan terarah. Cara seperti ini juga membaut jawaban Anda jadi mudah dipahami dan diingat oleh penanya dan audiens.

7. Pastikan jawaban Anda singkat. Semakin panjang jawaban Anda, semakin Anda terdengar kurang meyakinkan. Karena jawaban yang terlalu panjang membuat Anda kehilangan fokus dan terkesan Anda menutupi kekurangan dan ketidaktahuan Anda.

Disamping itu, jawaban yang terlalu panjang membuat presentasi Anda jadi tidak selesai-selesai. Pada titik ini presentasi Anda jadi cenderung membosankan

8. Ambil penanya dari posisi audiens yang berbeda: depan, belakang, kiri, dan kanan. Buat mereka semua merasa dilibatkan dan diperhatikan.

Kalau Anda hanya mengambil penanya dari sektor kiri saja, maka audiens yang di sektor kanan akan merasa tidak diperhatikan. Atau jika Anda hanya mengambil penanya dari sektor depan saja, maka yang di belakang akan menuntut perhatian Anda juga.

Karena itu buat semua audiens merasa dilibatkan dan diperhatikan agar mereka tidak merasa dianaktirikan.

Itulah 8 langkah mantap menangani sesi tanya jawab. Semoga setelah membaca ini Anda tidak lagi merasa nervous ketika menghadapi sesi ini di presentasi Anda berikutnya.

Manakah langkah-langkah menangani sesi tanya jawab ini yang akan Anda praktekkan segera? Mari bagikan di kolom komentar berikut ini agar pembaca lain bisa belajar dari dari Anda juga.

Untuk mendapatkan update terbaru mengenai artikel saya, silakan masukkan email Anda di kolom berikut ini.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *